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办公室 网站首页 > 办事指南 > 办公室

办公室岗位设置一览表

 

 

序号

 

岗位名称

AB


         岗 位 职 责

A

B

1

副主任(主持工作)

官小勇

86919211

王术海

86919286

全面主持办公室工作,负责人事、财务,公文、综合协调、信访、合同、会议中心、资产、统计、印章、制度修订、工商年检等综合性管理事务;做好董事会的日常工作。

2

副主任

王术海

86919286

官小勇

86919211

协助主任做好办公室工作,分管宣传、文字、信息化、对外接待、微信平台、党工团等方面工作及员工工资。

3

信息秘书

赵晗池

86919200

楼佳萍

86919200

一、做好专题调研工作,搜集各类信息,为公司领导决策提供依据;

二、文字工作。负责起草大型文字材料,包括年度总结、工作计划、各类报告、发言稿、工作汇报和其它综合性文稿。

三、网站的维护和管理。及时做好信息在网上的发布;督促和配合有关部门,及时更新网站文字信息内容;及时删除不良信息,确保网站的安全性。做好公司主页设计建设和维护。

四、微信平台的运营管理。

五、做好公司各类应用系统的开发和维护,组建技术支持队伍;做好公司企业形象建设工程,组织开发VIS应用识别系统;

六、在线沟通、微信、来信来访的管理。及时做好信息的传递、整理和反馈。

七、完成领导交办的其他工作。

4

综合秘书

楼佳萍

86919200

 

86919213

一、招投标工作。做好各类购置申请表的接收、会签、反馈、编号、归档;做好各中心部门自行询价项目的材料备案;做好各类招标文件的修改、流转、协调及招标信息的发布;做好招标文件的发售、报名、答疑及投标保证金的催办工作;组织各类招标项目的开标、评标、定标、发中标通知书、汇总整理工作;做好与招标代理公司的项目跟进工作。

二、做好公司及各中心部安全检查情况的汇总工作。

三、做好公司的督查督办和反馈工作;做好办公室各块的二级监控工作。

四、做好公司停车券的管理。

五、负责工程审计相关工作。

六、完成领导交办的其他工作。

5

综合秘书

 

86919213

刘素娟

86919200

一、会务工作。负责各类会议的会务工作,做好人员通知、内容记录、会议纪要、宣传稿件撰写、议定事项督办、摄像摄影等工作;做好学校一周会议的组织安排等工作。

二、接待工作。做好信息沟通、明确接待标准和制订工作方案;安排好迎接、座谈、食宿、参观、送行等各环节;完成接待后续工作,做好对外联络工作。

三、值班管理。做好日常、节假日的值班安排和检查落实,督办值班反馈事项。

四、做好车辆调度、办公钥匙的日常管理。做好公司和部门办公用品的统一领用、保管和管理。

五、会议室、培训教师等公司公用场所的管理。确保会议室、接待室、培训教室等场所的设施设备安全、使用有效;督促做好各类场所的卫生清洁、绿化布置工作;做好各类场所的借用登记管理工作;做好资料室的管理;每日管理督促保洁员做好公司公共部位环境卫生;做好公共部位设施设备的检查和管理。

六、证照管理。做好公司营业执照等证照管理,按时进行年检和信息变更工作。

七、做好报刊征订工作,每日报刊、信件的收发。

八、做好各类信息统计.

九、完成领导交办的其他工作。

6

机要秘书

 

刘素娟

86919200

戴小珍

86919200

一、文件收发。做好学校文件、上级文件、信息网文件的接收、登记、传阅、督办、反馈、归档;做好公司发文的排版、审核、会签、印刷、发放;传真件的接收和管理。

二、档案管理。建立健全兼职档案员网络,对兼职档案管理员进行培训和指导,督促各部门档案正常归档;做好档案室的日常管理工作,办理档案查阅、借阅、复印、登记与回收,保证档案的安全与完整;按照归档要求按时向档案室归集档案。做好本部门电子档案的汇总和整理工作。

三、资产管理。做好固定资产的申购、出入库、编号、制作标签、系统录入、调拨、报废处置等工作;定期与财务部进行帐帐核对;做好资产管理系统的维护,确保资产登记、变更的完整和有效;规范各部门资产管理,做好清查工作。

四、印鉴的保管、使用和登记。严格执行用印审批流程,确保用印的安全性。

五、合同管理。督促各部门合同文本编制的规范性,做好合同的接收、初审、传阅、授权签字、盖章等工作,督促每项合同在2-3个工作日内处理完毕;做好合同的整理归档工作。

六、人事管理。做好部门员工资料的登记、汇总录入和变更;做好部门员工的考勤编制;做好公司领导及各部门正副主任的加班、值班费编制;做好通讯费、电话费编制工作。

七、做好公司、办公室邮箱的管理,完成领导交办的其他工作。

7

党宣秘书

戴小珍

86919200

赵晗池

86919200

一、党务、工会、共青团工作。做好组织关系转移、党校考试、党员发展公示、组织部审批、统计年报等相关工作;起草理论中心组计划总结、创先争优活动有关文字材料。

二、宣传工作。组织对外宣传,做好信息收集、审核、编辑、发布和报送;指导与督促各部门宣传工作,建立健全兼职宣传员网络;保持与学校相关部门、校外相关单位的联系。做好公司每月大事记的编撰。

三、完成领导交办的其他工作。

 


一、收文

办公室机要秘书登记(附收文处理单) 办公室主任提出拟办意见 → 公司领导传阅、批示 分送有关中心(部)阅处 →  相关部门处理 →  机要秘书收集资料并填写处理结果 → 归档

二、发文

承办部门拟稿(附发文稿头) 承办部门负责人审核 → 办公室审核  →  相关部门会签 →  公司副总会签 → 董事长(总经理或分管领导)签发 →  承办部门核稿  →  办公室印发 →  归档 

综合管理类

三、文一公司印章使用

用印部门填写申请表  印章保管人初审 → 总经理审批(一般事项由总经理授权行政部主任审批) →  承办人登记 →  印章保管人用印

四、会议室申请使用

使用部门填写会议室申请单 中心(部)负责人审核 → 办公室安排

五、电话(网络)申请

使用部门填写电话(网络)申请单  中心(部)负责人审核 → 总经理审批 →  办公室联系相关部门安装

六、总公司机动车辆申请使用

使用部门填写公务用车申请表   中心(部)负责人审核 → 办公室调派车辆

七、劳保用品报销流程

中心(部)负责人审核  办公室登记  → 财务部报销

八、信息宣传报送

中心(部)初拟宣传稿  中心(部)负责人审阅 → 办公室初审 →  分管领导审阅 → 办公室主任审阅  公司录用   重要新闻信息报学校以及校外媒体

九、校园一卡通临时卡办理

用卡单位填写申请单  师生事务办事大厅综合服务窗口受理 →  相关领导审批 →  卡务中心办理后通知办卡人员 →  一卡通窗口领取

十、因私证明办理

办理人填写申请表   中心(部)负责人审核 →  办公室负责人审核 →  开具证明 

十一、本校学生在下沙生活区开展的有关活动受理

填写活动申请单并经学院、团委、保卫处审批  办事大厅综合业务窗口受理 →  一个工作日内反馈结果 →   综合业务窗口领取

十二、外单位在生活区开展的有关活动受理

办事大厅综合业务窗口咨询   填写活动申请表 →  三个工作日内反馈结果 →  综合业务窗口领取

经济事务类

十三、公开招标

十四、合同签订

业务部门起草合同   填写合同审批单 →  中心(部)负责人审核 →  相关部门传阅 →  总经理签署 授权意见 → 双方签订合同、盖章 → 办公室编号存档  财务部签收合同 

资产管理类

十五、固定资产购买(预算内)