为进一步提升校园会务接待工作的规范化、专业化水平，确保各类校内会议高效有序运转，近日，场馆服务部在科技馆扇形议室召开“会务接待日常工作流程及注意事项”专题会议。部门领导及全体工作人员共19人参会，会议由场馆服务部主任张益群主持。
会上，部门音响技术员金鑫豪以“会务接待的核心目标”为主题，指出校园会务接待是展现学校管理水平与人文素养的 “重要窗口”，核心目标为 “以‘零差错’保障会议顺利，以‘有温度’传递校园关怀”，并结合学校去年承办的省级教学研讨会、妇代会等实例拆解目标内涵，强调需精准对接需求、优化流程设计，同时关注参会者体验。
音响技术员钮丞聚焦 “会议设备讲解” 开展实操指导，以高清投影系统、会议室扩声设备为核心，通过 “演示 + 拆解” 讲解设备连接步骤、参数调试及常见故障处理，强调会前需提前 1 小时完成设备全流程测试，现场还设置互动环节，让参会人员轮流上手操作，工程师同步答疑。
会务接待员沈幼婷结合多年经验，用 “时间轴 + 责任表” 梳理 “会前与会中工作流程及注意事项”，会前筹备需完成对接需求、制定方案、布置场地的 “三步闭环”，会中服务要做到 “三轻，四勤，五声”，及时引导参会人员签到就座、分发会议资料、响应突发需求。
部门经理何力围绕 “会后收尾与总结” 分享方法，提出会后 30 分钟内需完成会场清理、回收可循环使用物资、检查参会者遗落物品并协调保洁恢复会场原貌，还需做好资料归档，组织会务团队召开复盘会梳理工作亮点与不足。
后勤服务中心副主任马超英作总结讲话。她指出，本次专题讲解系统梳理了会务接待全流程要点，为工作人员搭建了清晰的操作框架，尤其强调各部门需以此次培训为契机，将所学所悟转化为实际行动。特别提到，会后各参会人员要结合本职工作，梳理本次培训中的重点内容与自身工作中的薄弱环节，积极反馈实操中可能遇到的问题，共同参与完善《会务工作改进建议表》。该表格将汇总各方意见，提炼可复用的经验做法与优化方向，标准化会议流程，为后续校园各类会议的接待工作提供精准、高效的参考依据，进一步推动学校会务服务规范化、专业化水平提升，切实以优质服务保障学校各项工作有序开展。
此次专题会议内容详实、实操性强，不仅明确了会务接待各环节的工作标准，更强化了工作人员的责任意识与协作能力。参会人员纷纷表示，将把所学内容应用到实际工作中，以更专业、更细致的服务保障各类校园会议顺利开展，为学校行政服务提质增效、助力高质量发展奠定坚实基础。
